Elektroninis parašas asociacijoms, NVO ir bendruomenėms ()
Asociacijos, viešosios įstaigos, labdaros fondai ir bendruomenės – visos šios organizacijos turi vieną bendrą bruožą: popierizmų jose ne mažiau nei pelno siekiančiose įmonėse. Protokolai, narių susirinkimų sprendimai, dotacijų sutartys, savanorių susitarimai, valdybos keitimo dokumentai – viskas turi būti pasirašyta. O žmonių, kurie turi pasirašyti, dažnai nėra tame pačiame mieste.
© Pranešimo autorių nuotr. (Asmeninis albumas)
Prisijunk prie technologijos.lt komandos!
Laisvas grafikas, uždarbis, daug įdomių veiklų. Patirtis nebūtina, reikia tik entuziazmo.
Sudomino? Užpildyk šią anketą!
Elektroninis parašas šioje situacijoje – ne prabanga, o praktiškas įrankis, leidžiantis organizacijai veikti greičiau ir skaidriau.
Asociacijos steigimas – jau galimas elektroniniu būdu
Asociacijas, viešąsias įstaigas ir labdaros bei paramos fondus galima steigti elektroniniu būdu per Registrų centro klientų savitarnos sistemą. Tam reikia atitikti kelias sąlygas: steigėjas turi turėti kvalifikuotą elektroninį parašą, dokumentai turi būti rengiami pagal patvirtintas pavyzdines formas, o jei patalpos buveinei nėra steigėjo nuosavybė – reikalingas patalpų savininko el. parašu pasirašytas sutikimas.
Tai reiškia, kad asociaciją galima įsteigti net neišėjus iš namų – be vizitų pas notarą ir be popierinių dokumentų siuntinėjimo.
Valdybos keitimas, protokolai, įstatų pakeitimai
Organizacijos gyvavimo metu nuolat keičiasi valdybos nariai, priimami narių susirinkimų sprendimai, kartais koreguojami įstatai. Visa tai reikia registruoti Juridinių asmenų registre.
Pateikti prašymą pakeisti asociacijos valdybos narius ir pirmininką elektroniniu būdu gali vadovas arba įgaliotas asmuo, kvalifikuotu el. parašu prisijungęs prie Registrų centro savitarnos sistemos. Prie prašymo reikia pridėti visuotinio narių susirinkimo protokolą su priedais, išsaugotą PDF arba ADOC formatu.
Tai ypač aktualu organizacijoms, kurių valdybos nariai gyvena skirtinguose miestuose ar net šalyse – nebereikia rinkti visų į vieną vietą vien dėl parašo.
Kokie dokumentai gali būti pasirašomi el. parašu?
Praktikoje NVO sektoriuje el. parašas tinka beveik visur: narystės sutartims ir prašymams, valdybos posėdžių ir visuotinių susirinkimų protokolams, dotacijų ir projekto finansavimo sutartims, savanorystės susitarimams, bendradarbiavimo sutartims su partneriais ir savivaldybėmis, darbo sutartims su samdomais darbuotojais, finansinių ataskaitų teikimui Registrų centrui.
Kvalifikuotu el. parašu pasirašytas dokumentas turi tą pačią teisinę galią kaip rašytiniu parašu pasirašytas ir antspaudu patvirtintas dokumentas. Tai ypač svarbu organizacijoms, kurios teikia dokumentus valstybės institucijoms – VMI, „Sodrai", savivaldybėms.
Teisinė bazė: eIDAS ir Lietuvos teisė
Nuo 2016 m. liepos 1 d. visoje ES tiesiogiai taikomas eIDAS reglamentas (Nr. 910/2014), kuris apibrėžia elektroninių parašų tipus ir jų pripažinimą. Reglamentas nustato tris lygius: paprastąjį, pažangųjį ir kvalifikuotą el. parašą.
Kvalifikuotas el. parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ranka rašytas parašas ir pripažįstamas visose ES šalyse narėse. Lietuvoje jį galima sukurti naudojant mobilųjį parašą, „Smart-ID" ar asmens tapatybės kortelę.
Lietuvos civilinio kodekso 1.73 straipsnio 2 dalis numato, kad rašytinės formos dokumentui prilyginami šalių pasirašyti dokumentai, perduoti telekomunikacijų priemonėmis, jeigu užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti parašą. Taigi el. parašu pasirašytas dokumentas yra juridiškai tolygus popieriniam.
Kodėl tai ypač aktualu NVO sektoriui?
Nevyriausybinės organizacijos paprastai veikia ribotais ištekliais. Kiekviena sutaupyta valanda ir kiekvienas neišspausdintas dokumentas – tai resursai, kuriuos galima nukreipti į pagrindinę veiklą. Kai valdybos nariai ir partneriai yra išsibarstę po skirtingas vietas, el. parašas leidžia priimti sprendimus čia ir dabar, neverčiant laukti kito fizinio susitikimo.
Be to, skaitmeniškai pasirašyti dokumentai yra lengviau archyvuojami, saugomi ir randami – o tai svarbu tiek audito, tiek atskaitomybės tikslais.
Apibendrinant
Trečiojo sektoriaus organizacijos dažnai būna skaitmenizacijos užribyje – atrodytų, kad tai „didelių įmonių reikalas". Bet realybė priešinga: būtent mažoms, savanoriškoms ir bendruomeninėms organizacijoms el. parašas duoda didžiausią santykinę naudą. Mažiau biurokratijos, daugiau laiko misijai
