Dar prieš dešimt metų svarbių dokumentų tvirtinimas reikalavo visų dalyvaujančių šalių fizinių parašų. Procesas dažnai užtrukdavo dėl ilgo susitikimo dienos derinimo, tačiau šiandien šiuos procesus pagreitina elektroninis parašas. Ir nors Lietuvoje elektroninio parašo versija jau nebėra naujiena, vis dar kyla klausimų apie šio proceso patikimumą.

Kaip susikurti elektroninį parašą ir kam jis reikalingas?

Elektroniniu būdu pasirašytas dokumentas šiandien tampa įprastu reiškiniu ne tik verslo organizacijų, bet ir fizinių asmenų kasdienybėje. Prie aktualumo prisideda ir tai, kad didžioji dalis įmonėje vykdomų procesų veikia elektroniniu būdu. Šio parašo privalumus kasdien išbando vis daugiau organizacijų ir individualių vartotojų. Naudojantis elektroniniu parašu daugybę procesų galima sutvarkyti neišėjus iš namų, todėl sutaupoma daug laiko.

Unikalus tam tikrų simbolių kodas – elektroninis parašas – turi tokią pat galią kaip ir tradicinis parašas. Organizacijų veikloje galimas kvalifikuoto arba nekvalifikuoto elektroninio parašo naudojimas. Tiesa, pastarojo įgyvendinimas yra pigesnis ir ne toks sudėtingas, todėl daugiau įmonių domisi būtent nekvalifikuoto el. parašo galimybėmis. Jo naudojimą įteisina Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo 8 straipsnio 3 dalis.

Organizacija gali pati įteisinti nekvalifikuotą elektroninį parašą. Tai reiškia, kad tam tikram darbuotojui suteikiama teisė prisijungti prie dokumentų valdymo sistemos (DVS) ir pagal tam tikrą identifikavimo sistemą patvirtinti dokumentus. Su šia teise jam taip pat suteikiama galimybė susipažinti su dokumento turiniu, kita informacija, kurią iš anksto numato įmonės patvirtinta vidinė tvarka.

Elektroninio parašo privalumai ir nauda verslui

Projektų valdymo sistema šiuolaikinėse organizacijose paremta ne tik elektroninių dokumentų valdymu, bet ir elektroniniu parašu.

Tai gerokai palengvina visus su įmonės veikla susijusius procesus. Pavyzdžiui, elektroninio parašo pagalba dokumentai gali būti tvirtinami per atstumą. Tačiau tai tik vienas jo privalumas. Kodėl dar verta įsigyti elektroninį parašą bei kokia jo nauda verslui?

1. Norint naudotis el. parašu nebūtina įdiegti papildomų programinės įrangos sistemų, o be to, sutaupoma popieriaus bei laiko.
2. Dokumentų saugojimas. Visi, elektroniniu būdu pasirašyti dokumentai, už papildomą mokestį saugomi mažiausiai 10 metų. Tai užtikrina, kad dokumentai niekur nepasimes ir nedings.
3. El. parašas taip pat susijęs su projektų valdymo sistema. Elektronine parašo versija lengva patvirtinti visus elektroniniu būdu vykstančius įmonių procesus, tai leidžia patogiai skirstyti prieigą prie konkrečios informacijos bei valdyti dokumentus.
4. Tai skatina tarptautinį verslą bei palengvina tarptautinę komunikaciją. Pasirašyti sutartis dabar itin lengva, net jei susiję asmenys dirba skirtingose valstybėse. Sudaromos galimybės plėsti verslą į užsienio rinkas.

Komentarai ()