Vadovo išpažintis: kompanijoje savaitei uždraudžiau el. laiškus (3)
„Visą kitą savaitę draudžiu elektroninius laiškus, susirašinėjimą kompanijos viduje“, - pranešiau savo personalui. O kaip norėjau pranešti tai drąsiai ir garsiai, išpūsta krūtine ir aukštai iškelta galva, - žurnalui „Forbes“ prisipažįsta Shayenas Hughesas, kompanijos „Learning and Leadership“ vadovas.
Prisijunk prie technologijos.lt komandos!
Laisvas grafikas, uždarbis, daug įdomių veiklų. Patirtis nebūtina, reikia tik entuziazmo.
Sudomino? Užpildyk šią anketą!
Užgaulus temos pavadinimas
Dažna kolegė mano, kad jei laiško temos pavadinime parašys SKUBU, PERSKAITYK MANE, suprasite jos žinutę, o jos laiškas išsiskirs iš kitų, kuriuos gavote. Deja, jūs tokį jos pranešimą greičiau suvoksite kaip perdėtą pasitikėjimą savimi: ji mano, kad jos laiškas svarbesnis už bet kurią kitą korespondenciją, kurią tądien gavote, o įžūlus pavadinimas rodo, kad ji visai nevertina jūsų laiko.
Dažnas nusiskundimas, kurį girdžiu iš vadovų, su kuriais dirbu, kad juos išvargina el. laiškai ir jie nebegali mąstyti strategiškai. Ir iš tikrųjų, tokia yra tiesa. Jei mūsų smegenys skęsta nereikšmingų el. laiškų jūroje, negalime sukurti erdvės joms dirbti kūrybiškai, mąstyti giliai. Bet šitaip mums atsitiko ne savaime: sąmoningai taip vienas su kitu elgiamės, kiekvieną kartą atsakydami į laišką, kuris turėtų būti ne aprašytas, o aptartas akis į akį ar bent jau telefonu, kad skatintumėme diskusiją, tuo pačiu ir kolegų mąstymą.
Aš buvau nusivylęs savo komanda ir savo paties produktyvumu. Tokios ir buvo priežastys, pastūmėjusios mane bent savaitei atsisakyti vidinio pašto. Nenorėjau baigti darbo dieną, jausdamasis iššvaistęs energiją nesvarbiems dalykams.
Tačiau vis dar buvau susirūpinęs. Kas, jeigu mano kolegų skundai teisingi? Kas, jei mes iš tiesų trukdome vienas kitam dirbti, kai ateiname paklausti, užuot atsiuntę laišką ir grįžtame į priešistorinius laikus su lipniais popieriniais priminimų lapeliais ir užmirštomis užduotimis? Tiesiog nenorėjau pasirodyti kvailai komandos akyse ir negalėjau ilgiau apie tai galvoti.
Buvome pripratę ne šiaip sau
Besibaigiant pirmajai bandymo dienai, naujų el. laiškų pasirodymai darbalaukyje jau nebetrukdė mano laiko. Tada užplūdo ramybė ir kilo netikėtas klausimas: ką nuveikti per laiką, kurį turiu?
Kaip ir dauguma vadovų, turėjau ilgiausią darbų ir žingsnių sarašą, kaip organizacijai judėti pirmyn, nors anksčiau visada atrodė, kad jam nėra laiko. Dažniausiai visi darbai, kuriuos atlikti būtina kuo greičiau, atrodo neįveikiami. O dabar, kai dingo blaškantys neskaitytų el. laiškų signalai, buvau priverstas suvokti, kaip dėl tų naujų laiškų aš nesąmoniningai nesiimdavau svarbių, tačiau sudėtingų reikalų.
Kai pradėjau spręsti visus iššūkius, dingo valandų galia. Mano komanda darė tą patį, todėl greitai atsisakėme „kad ir kas nutiktų, pasitikrink el. paštą“ mentaliteto. Buvome labiau susikaupę, energiją išnaudojome kur kas produktyviau nei anksčiau, dingo įtampa dėl „neatidėliotinų“ darbų.
Tada galėjau suformuluoti žalingiausią lengvabūdiškų el. laiškų minusą: jie neleidžia mums dirbti geriausiai, kaip tik galime.
El. pašto apribojimas padeda pasirinkti
Savaitę trukęs vidinio e. pašto draudimas ne tik tapo iššūkiu: jis paskatino labiau rūpintis kiekviena užduotimi ir apgalvoti, į ką kreiptis. Dingo iliuzija, kad galime padaryti viską, jei tik siunčiame laiškus kolegoms ir pagaliau nuo nulio ėmėmės tikrai svarbių dalykų. Kai prieš akis pasirodydavo nauja informacija, jau ne instinktyviai ją persiųsdavome, nes išmokome pirmiausiai savęs paklausti: „Ar reikalas pakankamai svarbus, kad įtraukčiau jį į komandos dienotvarkę?“. Bendravimas ir kalbėjimas leido įvertinti, ar idėja pakankamai svarbi ir įdomi, kad atkreiptų dėmesį, o jeigu taip, kodėl verta ja susirūpinti?
Ar tai buvo pasitikėjimas atsirandantis tada, kai komandos nariai kartu sprendžia konfliktus, ar netikėtas kūrybiškumas, kurį atradome, pradėję kartu spręsti problemas, bet mus vėl sujungė žmogiškojo bendravimo galia.
Efektyvūs el. laiškų naudojimo būdai
Per eksperimentą aiškinomės, kada e. laiškai padeda efektyviau nudirbti kokius nors darbus. Štai 4 pastebėjimai, kada susirašinėjimas iš tiesų gali padidinti komandos produktyvumą:
Kai reikia perduoti tikslią informaciją (susitikimų dienotvarkės, vietos koordinatės). Tokie laiškai nėra blogai, nes nereikalaujama atsakymų iš gavėjo.
Paskirti administracines užduotis: „Ar galėtum atsiųsti šį dokumentą?“ „Ar galime pietauti penktadienį?“ Aiškūs laiškai, be jokių klausimų, niekam nekenkia.
Perduoti dokumentą. Pavyzdžiui, per pokalbį susitariama dėl užduoties, todėl e. laiškas yra puikus būdas perduoti papildomą informaciją: „Ar gali persiųsti man darbo aprašymą, apie kurį kalbėjome“. Tiesiog reikia suprasti, kad e. laiškai teikia kurjerio, o ne projektų vadovo paslaugas.